実印の登録・変更や代理人申請のポイント

実印登録のポイント


<知っておくとスムーズに進む 実印登録マニュアル>


印鑑登録の流れと必要なもの



印鑑登録とはそもそも何か?皆さんはご存知でしょうか??



印鑑登録とは、印鑑を役所に届けることで、公的な効力を持つ証明印、「実印」として登録することを指します。



実印は、「自動車の購入時」「遺産相続」「不動産取引」などといった、公的手続きや大きな金額が動く取引を行う際に用います。一生のうちでもなかなか使う機会の少ないはんこですが、最も大きな効力をもつはんこでもありますので、実印の取り扱いには十分に気をつけなくてはなりません。



では、この実印の登録はいったいどのようにおこなうのでしょうか?


手続きの場所と必要なもの

まず、申請の手続きをおこなう場所ですが、登録者本人が住民票を持っている市区町村の役場でおこないます。その際に、必要な物が3点ありますので、必ず忘れないようにしましょう。



その必要なものとは...



  1. 実印申請する印鑑
  2. 身分証明書(自動車運転免許証やパスポート等)
  3. 手数料(100円~500円、自治体によって変動)


まず、①実印登録する印鑑を用意する必要があります。実際に押印して、印影を提出するので、前もって必ず用意しておきましょう。申請可能なものと不可能なものがありますので注意。以下に挙げたものに類するものは避けましょう。


  • 印面が不鮮明なもの
  • 文字の線が途切れているもの
  • 住民登録してある名前と異なる名で彫られた印鑑
  • 絵柄が入っているもの
  • 氏名以外の情報が入っているもの
  • 他人がすでに実印として使っているもの
実印に使えない印鑑があります。
右:itaindou.comより参照


この他にも、印鑑登録できる印鑑には、「大きさ」の規定があります。

実印として使えるはんこは、以下の条件を満たすサイズのものに限られるので注意しましょう。


  • 印影が一辺の長さ8mmの正方形より大きい物
  • 印影が一辺の長さ25mmの正方形より小さい物
実印の大きさの規定

これらのサイズの規定を守っていないものは実印として申請することができません。ただ、通販サイトを見てみると個人用印鑑として売られているものは、印影の直径が10.5mm~18.0mmのものばかりですので、普通のルートで購入すればサイズに関して問題はないでしょう。


次に、②身分証明書についてです。実印登録する際に提示する身分証明書に関してですが、必ず顔写真付きの身分証明書を持っていくようにしましょう。

特に、運転免許証やパスポートなどといった、公的機関が発行する身分証明書なら、スムーズに本人確認が行われるため、当日に実印登録をすませることも可能です。健康保険証などといった、顔写真がついていない身分証明書でも申請は可能ですが、手続完了までに数日かかってしまいます。


最後に必要なものとして、③申請費用があります。実印を登録する際には、手数料がかかってしまいます。といってもそこまで大きな金額ではなく、100円~500円程度です。自治体によって金額は変わってきますので、多めに持っていくようにしましょう。



実印登録できる人とできない人


印鑑登録の資格を得るには、以下の3つの条件を満たしていることが必須となります。


  1. 登録する市区町村に住民票をもっている
  2. 満15歳以上である
  3. 外国人の方は、住民基本台帳制度に基づき住民票、もしくは外国人登録証明書を有していること


一般的に、普通の日本国民であれば、実印申請することは可能です。15歳未満の方は申請することはできませんが、使う機会もありませんので、問題はないです。


手続きの流れ


それでは、印鑑登録をして実印を手に入れるまでの流れを見ていきましょう。

実印として使うはんこを作成する。
実印用のはんこ、身分証明書、手数料を用意する。
住民票がある市区町村役場に行く。
役場備え付けの申請書に、住所、氏名、生年月日など必要事項を記入する。
実印として用いる予定のはんこを押印。身分証を提示する。
実印登録完了!「印鑑登録証」を受け取る。


実印申請は、実印を持つ本人が顔写真付きの身分証明証を持っていけば当日中に済ませることが可能です。本人が手続きをおこなう以外にも代理人にお願いすることもできますが登録が完了するまでに、数日間かかってしまうことがあります。

印鑑登録申請書


次に、代理人に依頼して、実印登録をおこなう方法についても紹介したいと思います。



代理人による実印登録の方法

印鑑登録を代理人に依頼する場合、印鑑、身分証明書、手数料に加えて、さらに3つ必要な物があります。(※自治体によって異なる場合があります。)

  • 委任状(代理人選任届)
  • 代理人の印鑑
  • 代理人の本人確認書類(運転免許証、パスポート等)


実際に代理人に依頼して申請手続きをする際に、おおまかに3つのステップを踏む必要があります。すべての工程が完了するまでに数日間かかることがあるので、余裕を持っておこないましょう。

この実印の代理人手続きのステップというのは、代理人委任状の「配布」、「申請」、「登録」の3回。各ステップごとに役場に行かなくてはいけませんので、合計3回通うことになります。


それでは具体的に、どういった手続きをするのか見ていきましょう。



①代理人選任届(委任状)を受け取る。

役場に行き「印鑑登録申請書」と「代理人選任届」を受け取ります。もらうのは、本人でも代理人でもどちらでも構いませんが、用紙の必要事項に記入するのは本人となりますので注意が必要。



「印鑑登録申請書」に関しては、自治体によって持ち帰ることができない場合があります。その時は、代理人の方が、次回に申請書を提出しにいく際に、登録する本人の住所や生年月日などといった必要事項を記入できるようにメモを持参しましょう。



②申請書を提出する。

代理人の方が役場に申請書を提出します。その際に、「代理人選任届」、「申請する印鑑」、「代理人の身分証明証」も一緒に持っていくのをお忘れずに。


印鑑登録申請書を提出してから数日後、「印鑑登録照会書」が登録者本人の住所に郵便で届きます。そこに必要事項を記入し、実印として申請する印鑑を押印してください。照会書には期限がありますので、なるべく早めに次の手続きに進んでください。



③登録完了手続き

最後に、印鑑登録を完了させるための手続きをおこないます。

持ち物は以下の4点です。



  • 印鑑登録照会書
  • 実印登録する印鑑
  • 代理人の印鑑
  • 代理人の本人確認書類


代理人の印鑑に関しては基本的に認印でも構いませんが、自治体によっては代理人本人の実印でなくてはいけない場合がありますので注意が必要。本人確認書類は、代理人自身の運転免許証パスポートなどを持っていきます。


また、これも自治体によって異なるのですが、代理人が印鑑登録をする際に、本人が直接申請手続きをできない理由を証明する資料の提出が求められるケースがあります。あらかじめ、自治体に問い合わせておくことを推奨します。



無事、完了しますと、「印鑑登録証明証」が発行されますので、速やかに本人に渡すようにしてください。


以上、代理人による印鑑申請の流れを説明いたしました。ご覧になっていただいたとおり、代理人による手続きは、時間がかかる上に、用意するものが多くなってしまいます。やむを得ない場合もありますが、なるべく時間のある時に、実印の手続きは済ませておくと良いでしょう。



実印を変更する場合どうすればいいの??



実印を無くしてしまった...
前回登録した時、間に合わせのはんこでしてしまった...
自分の知らないうちに実印が悪用されてしまっている...



実印は本来、一生物の印鑑として大切に扱うべきものですが、やむをえない事情で変えなければいけなくなってしまうケースがあります。実印は、法的効力を持ったはんこですので、変更する場合、一度その効力を廃止する必要があります。


ここでは、現在の実印を廃止し、新しく変更する方法について紹介したいと思います。


しつこいようですが、実印を変更するまでの流れは次のようになります。


現在の登録の抹消申請
新しい実印の登録手続き



まずは、実印の廃止の仕方から見ていきましょう。



実印の登録抹消

登録した地域の役場に、「印鑑登録廃止申請証」を提出することで、手続きが完了します。当日に持っていくものは、以下の3点です。


  • 現在の実印
  • 印鑑登録証明証
  • 身分証明証

印鑑登録廃止申請証は、役場の窓口で受け取りその場で必要事項を記入することになります。
(市区町村によっては、HPよりダウンロードできるところもあります。)

印鑑登録廃止申請証


新しい印鑑を申請

新しいはんこを登録する手順は、通常の実印申請と同じ手順でおこないます。詳しくは当ページ内の<実印の登録方法>で紹介しているので、そちらをご覧ください。代理人申請をご希望の方は<代理人による印鑑登録>に方法を載せています。


もし実印を紛失してしまったり、悪用されていることが発覚した場合は、まず実印の廃止手続きを速やかにおこなうようにしましょう。はやく廃止手続きをおこなわないと、被害拡大してしまうかもしれないからです。その後、警察や役場の相談窓口に行き、問題の相談をします。




かかる費用と時間を知っておこう

実印登録をする際に、いったいどの程度のお金がかかるのでしょうか?かかるコストは以下の2つで決まります。


  • 申請手数料
  • 印鑑の購入料金


申請手数料は、自治体によって変わりますが、100円~500円程度で済みます。問題なのが印鑑にかける金額です。



印鑑の値段というのは、その素材や大きさによって大きく変わってきます。有名なものでいうと、「象牙」や「チタン」、「琥珀」などの印材が高級品として高い値段がついています。なるべく安く済ませたいという人は、「柘」や「彩樺」などといった木材印鑑がおすすめ。



またサイズが大きくなるにつれて、印鑑の値段は上がっていきます。個人用の実印のサイズは、一般的に15.0mm、16.5mmのものが好ましいので、それらを選ぶと良いでしょう。



お金以外にかかる費用といえば「時間」です。



印鑑申請は、本人が直接申請しにいけば当日中に手続きを済ませることが可能ですが、代理人がおこなうと数日かかってしまいます。手続きも複雑になってしまいますので、できるかぎり本人がいくことがおすすめです。


また、役場の混み具合によっても手続きにかかる時間がかわってきます。2~3月は実印を申請する方が多くなりますので、ほかのシーズンよりも時間がかかってしまうことが多いです。

本人が直接役場まで行き、混んでなければ、1時間で程度で済ませることが可能です。




引っ越しで住所変更した場合はどうなるの?

実印の申請は市区町村単位です。
転勤などで住所変更した場合、登録した印鑑はどうすればいいのでしょうか。


同じ市区町村内での引っ越し

同じ地域内で引っ越しをおこなった場合、住所変更の届け出を提出する際に印鑑登録の情報も一緒に変更になります。よって変更の手続きは必要ありませんのでご安心ください。


引越し先が他の市区町村の場合

まず、住民登録の変更手続きをおこなう必要があります。引っ越しをする際に住民異動届けを移転後の地域の役場に提出し、それから印鑑の登録手続きをおこなうことになります。



この時、注意して欲しいのが移転前の地域で申請した実印は、登録を廃止されたわけではないということ。住民票が変更された時点で、印鑑証明書が発行できなくなるので、実質効力を失ったと見なされますが、登録が抹消されたわけではありません。

引越し先によって実印の変更手続きの有無が違う

引っ越しで住民登録が変更になった場合でも、前の住所での実印が使えるケースもあります。


例えば、不動産登記です。不動産登記の場合、前の住所で発行した印鑑証明書でも、3ヶ月以内であれば有効。また他にも、住所変更の証明書と一緒に用いることで、古い住所での印鑑証明書が使えることがあります。


引越し先でも同じ印鑑を実印として使いたい場合は、新しい地域の役場で申請しなおしましょう。登録するまでは、以前まで実印として使っていた印鑑であっても、ただのはんことしてしか機能しませんので注意。




実印は複数持てるの??



実印登録って1人で複数できるの...?



残念ながら実印は一人に一本。複数持つことはできません。法律で定められています。



実印は公的な取引や大きな契約をする際に、本人であることを証明するための印鑑。複数個持ててしまうと、唯一の証明印とはなりません。紛失のリスクも高くなってしまいます。



もし現在持っているものと異なる実印が欲しい場合は、一度廃印手続きをして、新しく印鑑を登録する必要があります。





以上、実印の申請手続きについてまとめて紹介いたしました。

印鑑登録は一見複雑で大変そうに思えますが、本人が直接おこなえば簡単に済む手続きです。実際におこなう際はぜひ参考にしてみてください。


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